Effizienter arbeiten: Meine 5 Top-Tools für Selbstständige
5 Tools, ohne die ich als Selbstständige nicht mehr arbeiten möchte
Selbstständig zu sein heißt: Entscheidungen treffen, Strukturen schaffen und ständig zwischen Kreativität und Organisation jonglieren. Als Brand Designerin weiß ich: Klarheit ist Gold wert, nicht nur im Design, sondern auch im Alltag. Deshalb zeige ich dir 5 Tools, die mir täglich Zeit, Nerven und Chaos ersparen und die vielleicht auch dein Business leichter machen.
Was dich in diesem Beitrag erwartet
Von Projektmanagement über Design und Buchhaltung bis hin zu Video- und Website-Erstellung. Plus ein transparenter Kosten-Nutzen-Vergleich und ein ehrliches Fazit.
Hinweis: In diesem Artikel verwende ich Affiliate-Links (gekennzeichnet mit *). Wenn du darüber etwas kaufst, unterstützt du meine Arbeit – ohne Mehrkosten für dich.
Business Tool #1
ClickUp - mein Business-Hub
ClickUp ist mein digitales Büro. Hier plane ich Projekte, behalte Deadlines im Blick und strukturiere interne To-dos genauso wie Kundenaufträge. Ich nutze es für alles: vom Onboarding über Contentplanung bis zur Designabstimmung. Ehrlich gesagt oft mein Rettungsanker im kreativen Alltag. Und es ist so flexibel, dass ich es auf meine Prozesse anpassen kann - Toll!
Meine Top 3 Anwendungsbeispiele aus meinem Alltag:
Ein Rebranding bedeutet, deiner Marke ein neues Fundament zu geben – visuell, strategisch und oft auch inhaltlich. Es beschreibt einen Veränderungsprozess zur Neugestaltung und -ausrichtung einer Marke. Dabei geht es nicht nur um ein neues Logo oder ein frisches Farbkonzept, sondern um die bewusste Entscheidung, wie deine Marke wahrgenommen werden soll.
Im Zentrum steht das Brand Design: also die Gestaltung deiner Markenidentität. Dazu gehören Logo, Farbwelt, Typografie, Bildsprache und alle visuellen Elemente, die deine Marke sichtbar machen. Doch ein Rebranding greift tiefer. Es betrifft auch deine Werte, deine Positionierung, deine Sprache und deinen Ausdruck.
Ein Rebranding kann dafür sorgen, dass dein Auftritt zu dem passt, was du heute bist und zu dem, was du morgen sein willst.
01
Projektplanung für Kunden & Aufgabenplanung
Mein Projektablauf ist in klare Phasen unterteilt: Onboarding, Strategie, Design, Offboarding. Jede Phase enthält konkrete Aufgaben vom Strategiemeeting bis zur finalen Datenübergabe.
Das Taskmanagement in ClickUp* ermöglicht es mir einen Überblick über mehrere Kundenprojekte gleichzeitig zu behalten und Deadlines und Fristen einzuhalten.
02
Ziel-Planung und Fortschrittstracking
Das Ziel-Feature von ClickUp* liebe ich wirklich sehr. Es hilft mir dabei konkrete und messbare Ziele zu definieren und meinen Fortschritt im Blick zu behalten. Das bringt mich schneller zum Erfolg und motiviert mich dabei auch noch.
Ein Beispiel dafür ist mein „1000 Instagram Follower“-Ziel. In ClickUp kann ich dafür messbare Zwischenziele definieren (z. B. 3–4 Posts/Woche oder 10 Kommentare täglich) und Aufgaben zuweisen. So verliere ich mein Ziel nicht aus den Augen und arbeite stetig daran.
03
Social Media Content Planung
In meinem Content-Kalender behalte ich den Überblick über alle geplanten Sociel Media Posts – inklusive Format, Content-Typ und Veröffentlichungsdatum. So weiß ich nicht nur, was wann online geht, sondern kann meine Inhalte strategisch aufeinander abstimmen.
In der Erstellung des Contents kann ich hier auch den Überblick über den jeweiligen Status behalten, von der ersten Idee über die Visual-Erstellung bis zum Upload.
Noch mehr Funktionen, die ich an ClickUp schätze
Neben Projektplanung und Content-Organisation bietet ClickUp noch eine ganze Reihe smarter Features, die im Alltag echt Gold wert sind. Zum Beispiel das integrierte Zeittracking, was ideal ist, um den Überblick über Projektaufwände zu behalten oder den eigenen Zeitfressern auf die Schliche zu kommen.
Auch die Teamfunktionen sind durchdacht: Aufgaben lassen sich zuweisen, mit Deadlines und Prioritäten versehen und im Team kommentieren. Selbst wenn man (noch) nicht im Team arbeitet, helfen diese Features, Aufgaben klar zu strukturieren, vor allem bei komplexeren Projekten.
Besonders hilfreich finde ich auch die Möglichkeit, Unteraufgaben und Checklisten zu erstellen. So lassen sich große Aufgaben in kleine, überschaubare Schritte aufteilen und das Gefühl, wirklich voranzukommen, ist umso greifbarer.
Und last but, not least: ClickUp* ist extrem flexibel anpassbar. Vom schlichten Listenmodus bis hin zu individuell gestaltbaren Dashboards kannst du dir deinen digitalen Arbeitsplatz so bauen, wie du ihn brauchst.
Business Tool #2
Canva für Selbstständige
Canva war für mich mein Einstieg in die Welt des Designs und ist heute mein täglicher Begleiter.
Bevor ich mit professioneller Software wie Adobe gearbeitet habe, war Canva mein kreativer Spielplatz. Hier konnte ich gestalten, ausprobieren und visuell denken, ohne technische Hürden. Und bis heute nutze ich Canva täglich, weil es schnell, flexibel und einfach ist. Ich nutze es zum Beispiel für Social Media Grafiken, Präsentationen oder Angebote.
Was Canva so besonders macht, ist die Nutzerfreundlichkeit. Mit wenigen Klicks lassen sich hier hochwertige Designs erstellen, die professionell wirken, ohne dass man Design-Profi sein muss. Die intuitive Drag-and-Drop-Oberfläche, die riesige Vorlagenauswahl und die Möglichkeit, eigene Markenfarben, Schriften und Logos zu hinterlegen, machen es ideal für Selbstständige, die visuell auftreten wollen, ohne ständig auf externe Hilfe angewiesen zu sein.
Auch viele meiner Kunden nutzen nach unserer Zusammenarbeit weiter. Dafür gestalte ich auf Wunsch markengerechte Templates, mit denen sie Social Media Beiträge, Präsentationen oder PDFs ganz einfach selbst erstellen können. So bleibt der Markenauftritt auch im Alltag konsistent
Zahlreiche kostenlose Vorlagen
Canva bietet dir tausende Design-Vorlagen, die du individuell anpassen kannst. Ideal für schnelle, schöne Ergebnisse.
Easy Drag & Drop Anwendung
Einfach Elemente verschieben, anpassen, speichern. Canva ist kinderleicht zu bedienen und macht Design für alle zugänglich.
Markenkit
Mit dem Markenkit hinterlegst du Farben, Schriften und Logos. So hast du dein Branding immer schnell einsatzbereit für einen einheitlichen Auftritt.
Canva KI Features
Texte umformulieren, Bilder generieren oder Designs mit wenigen Klicks optimieren. Die integrierte KI spart dir Zeit und gibt frischen Input. Es macht wirklich Spaß, das mal auszuprobieren.
Social Media Schnittstelle
Poste direkt aus Canva auf Instagram, Facebook & Co. oder plane deine Beiträge vor. So geht Content-Erstellung nahtlos in die Umsetzung über.
Kreative Teamarbeit
Teile deine Designs, gib Feedback oder arbeite gemeinsam in Echtzeit. Canva ist ideal für kleine Teams oder die Zusammenarbeit mit Freelancern.
Dann ist es vielleicht Zeit, dein Branding neu zu denken. Ein Rebranding kann Klarheit schaffen, neue Energie freisetzen und dafür sorgen, dass deine Marke endlich so wirkt, wie sie wirklich ist.
Ich bin Teil der Canva Creator Community
Was bedeutet das? Als offizieller Canva Creator gestalte ich regelmäßig neue Design-Vorlagen, die du dann in der Canva-Bibliothek findest. Mein Ziel: Dir den Einstieg ins Gestalten zu erleichtern. Auf meinem Canva Creator Profil findest du eine Auswahl an Design-Vorlagen, von Social Media Grafiken über Printdesigns wie Flyer und Visitenkarten bis hin zu YouTube Thumbnails und Podcast Covern.
Business Tool #3
Papierkram für Buchhaltung ohne Stress
Buchhaltung gehört definitiv nicht zu meinen Lieblingsaufgaben, aber sie ist nun mal essenziell, wenn man selbstständig arbeitet. Genau deshalb nutze ich Papierkram*: ein Buchhaltungs-Tool, das speziell für kleine Unternehmen und Solo-Selbstständige entwickelt wurde.
Was ich daran besonders schätze: Die Benutzeroberfläche ist einfach und klar aufgebaut, sodass ich mich auch ohne Steuer-Vokabeln sofort zurechtgefunden habe. Mit Papierkram schreibe ich Rechnungen und verwalte meine Einnahmen und Ausgaben und behalte meine Umsatzsteuer im Blick. Man kann aber auch Zeiten erfassen (z.B. um Stundenbasiert abzurechnen) oder Angebote schreiben.
Selbst die Umstellung auf E-Rechnungen lief ganz automatisch. Ich musste mich um nichts kümmern und konnte mich weiter auf die kreativen Aufgaben konzentrieren, die mir wirklich Spaß machen.
Für mich ist Papierkram eine schlanke und sympathische Alternative zu größeren Tools wie Lexoffice oder sevdesk. Vor allem, wenn man sich einfache Abläufe und eine klare Oberfläche wünscht, ohne gleich in die Welt der komplexen Buchhaltungssoftware einzutauchen.
Falls du Papierkram selbst testen möchtest:
Ich nutze das Tool schon länger in meinem Alltag und bin überzeugt von der Einfachheit und Klarheit. Hier geht’s zu meiner persönlichen Empfehlung* über diesen Link kannst du dir das Ganze in Ruhe anschauen.
Business Tool #4
Capcut Videobearbeitung
Videos gehören längst zu meinem Alltag, sei es für Reels, Story-Snippets oder Mini-Erklärvideos für meine Brand Design Projekte. Damit der Schnitt nicht zur Wissenschaft wird, arbeite ich mit CapCut*. Die App ist super intuitiv, kostenlos nutzbar und perfekt für alle, die regelmäßig Content produzieren für Instagram, TikTok oder YouTube. Ich habe vorher schon mit Adobe Premiere gearbeitet, finde an CapCut aber so toll, dass es so viele Effekte, Übergänge, Textdesigns für Einblendungen usw. gibt, die alle schon vorinstalliert in einer großen Bibliothek verfügbar sind.
Ich nutze die App vor allem, um meine Reels professionell zu schneiden oder Kundenpräsentationen in Form von kurzen, animierten Videos aufzubereiten. CapCut ist perfekt für den Einstieg ins Video-Editing. Du kannst sogar Templates erstellen und mehrfach nutzen, um ein einheitliches Look & Feel zu bewahren, also auch noch Branding-Apporved. Was will man mehr?
Lust, es selbst auszuprobieren? Hier geht’s zu meiner CapCut-Empfehlung*
Und wenn du mal auf meinem Instagram Account vorbei schauen willst - alle Videos dort sind made in Capcut. :)
Business Tool #5
Wix Studio für die professionelle Website
Wix ist ist ein benutzerfreundlicher Website-Builder, der sich besonders gut für Selbstständige und kleine Unternehmen eignet. Es bietet eine starke Kombination aus Flexibilität, modernem Design und intuitiver Bedienung ohne technisches Vorwissen. Genau deshalb setze ich auch bei Kundenprojekten auf Wix, wenn wir gemeinsam Websites gestalten, die nicht nur gut aussehen, sondern auch leicht zu pflegen sind.
Auch meine eigene Website habe ich mit Wix Studio umgesetzt. Was ich daran besonders schätze: Ich habe volle gestalterische Freiheit, kann Inhalte flexibel anpassen und bin nicht auf aufwändige Programmierung oder externe Entwickler angewiesen.
Du möchtest wissen, warum ich Wix als Webdesign-Tool empfehle und wie eine Zusammenarbeit bei mir abläuft? In diesem Blogbeitrag zeige ich dir im Detail, wie eine Zusammenarbeit aussieht und warum Wix für viele meiner Kunden die ideale Lösung ist.
Webdesign mit Wix für einen Reiseveranstalter
"Ich habe Anne zu Beginn der Zusammenarbeit mit dem strategischen Relaunch meiner Website beauftragt und war begeistert. Sie hat ein sehr ansprechendes Design gefunden, das die Marke CM Skireisen ideal abbildet und außerdem die gesamte Nutzerfreundlichkeit der Website deutlich erhöht. Mittlerweile arbeiten wir auch im Social Media Bereich zusammen. Vielen Dank Anne für deine tolle Arbeit, ich freue mich auf viele weitere Projekte mit dir."
Harry - CM-Skireisen
kostenlos
Pro-Version ca. 5–17€/Monat
Ich nutze die kostenpflichtige Version für mehr Features & Automatisierung. Die kostenfreie Version ist aber für die meisten Selbstständigen oft schon ausreichend.
Canva
kostenlos
Canva Pro ca. 12 €/Monat
In der Free-Version sind viele tolle Vorlagen, Elemente und Schriften enthalten. Die Pro-Version lohnt sich aber total wenn man viel in Canva umsetzen möchte.
kostenlos
Premium ca. 8–40 €/Monat
Ich nutze die günstige Basis-Version. Reicht für meine Buchhaltung völlig aus.
kostenlos
Pro ca. 6–25€/Monat
Die kostenlose Version ist überraschend mächtig: Basis-Schnitt, Texte, Effekte. Wenn dir das genügt, bezahlst du nichts. Ich nutze erst seit kurzem die Pro-Version.
Wix
ca. 10–35 €/Monat + ggf. Domainkosten
Die Preise unterscheiden sich je nach Funktionen. Eine umfangreiche Ecommerce Website ist teurer als ein einfacher Onepager.
Konkrete Preise der Tools
Was kosten die Tools? Und was sind sie wert?
Tool
Preis (Stand 2025)
Hinweis & Nutzung
kostenlos / Pro-Version ca. 5–17€/Monat
Ich nutze die kostenpflichtige Version für mehr Features & Automatisierung. Die kostenfreie Version ist aber für die meisten Selbstständigen oft schon ausreichend.
Canva
kostenlos / Canva Pro ca. 12 €/Monat
In der Free-Version sind viele tolle Vorlagen, Elemente und Schriften enthalten. Die Pro-Version lohnt sich aber total wenn man viel in Canva umsetzen möchte.
kostenlos / Premium ca. 8–40 €/Monat
Ich nutze die günstige Basis-Version. Reicht für meine Buchhaltung völlig aus.
kostenlos / Pro ca. 6–25€/Monat
Die kostenlose Version ist überraschend mächtig: Basis-Schnitt, Texte, Effekte. Wenn dir das genügt, bezahlst du nichts. Ich nutze erst seit kurzem die Pro-Version.
Wix
ca. 10–35 €/Monat + ggf. Domainkosten
Die Preise unterscheiden sich je nach Funktionen. Eine umfangreiche Ecommerce Website ist teurer als ein einfacher Onepager.
Natürlich kosten diese Tools Geld, aber sie sparen mir täglich Stunden, bringen Struktur in mein Business und ermöglichen es mir, professionell aufzutreten, ohne ständig auf externe Hilfe angewiesen zu sein. Für mich ist es ein riesiger Unterschied, ob ich 20 € im Monat ausgebe oder ob ich jede Woche drei Stunden verliere, weil meine Abläufe nicht funktionieren. Gute Tools sind keine Ausgaben, sie sind strategische Helfer, die langfristig Zeit, Energie und Nerven sparen.
Natürlich kosten diese Tools Geld, aber sie sparen mir täglich Stunden, bringen Struktur in mein Business und ermöglichen es mir, professionell aufzutreten, ohne ständig auf externe Hilfe angewiesen zu sein. Für mich ist es ein riesiger Unterschied, ob ich 20 € im Monat ausgebe oder ob ich jede Woche drei Stunden verliere, weil meine Abläufe nicht funktionieren. Gute Tools sind keine Ausgaben, sie sind strategische Helfer, die langfristig Zeit, Energie und Nerven sparen.
Ein Rebranding bedeutet nicht, dass etwas falsch war. Es heißt, dass du dich weiterentwickelt hast und bereit bist, dass auch deine Marke mitwächst. Ob dein aktueller Auftritt nicht mehr zu dir passt, du neue Ziele verfolgst oder das Bedürfnis nach Klarheit spürst: Veränderung ist kein Zeichen von Unsicherheit, sondern von Mut. Und genau darin liegt die Stärke eines Rebrandings. Es bringt deine Marke dorthin, wo du heute stehst – und dahin, wo du morgen hinwillst.
Wenn du dir ein Brand Design wünschst, das mit dir wächst, dann lass uns sprechen.
Weniger Chaos & mehr Klarheit
Selbstständig zu sein heißt, ständig große und kleine Entscheidungen zu treffen. Die richtigen Tools sind dabei für mich eine echte Entlastung. Sie schaffen Struktur, sparen Zeit und helfen dabei, den Kopf frei zu bekommen für das, was wirklich zählt.
Ob Aufgabenmanagement, Design, Buchhaltung oder Content-Erstellung. Jedes dieser Tools ist für mich Teil meines Arbeitsalltags geworden, weil es mir zeigt: Ich muss nicht alles gleichzeitig im Griff haben. Aber ich kann es mir leichter machen.
Früher dachte ich, ich müsste alles selbst und perfekt können, um „richtig selbstständig“ zu sein. Heute weiß ich: Es geht nicht um Perfektion sondern um Systeme, die mich tragen. Und darum, sich die Dinge so aufzubauen, dass sie zu einem passen.
Vielleicht ist ja auch eins der Tools dabei, das genau das für dich tun kann.
Und vielleicht hast du ja noch einen spannenden Tool-Tipp für mich oder hast Lust auf einen Business-Austausch? Schreib mir gerne mal eine E-Mail oder eine DM bei Instagram.
Danke fürs Lesen.
Hi, Ich bin Anne – Designerin und Gründerin von BrandSpring. Dieser Blog entsteht zwischen Projekten, Ideen und den kleinen Fragen, die man sich stellt, wenn man selbstständig ist.
Wenn du dich gerade mit deiner Marke, deinem Auftritt oder deiner Selbstständigkeit beschäftigst, freue ich mich, dich kennenzulernen.
